Depuis le grand BOOM de la transformation Digital, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’archivage numérique.
Cette démarche offre plusieurs avantages par rapport à l’archivage physique. Cela évite par exemple d’aménager un espace physique dédié aux archives, mais permet aussi un accès rapide aux archives (de son bureau ou en mobilité), facilite la recherche et élimine les coûts inhérents au traitement des documents papier (impression, manipulation, classement, reproduction, envoi).
La mise en place d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) permet de regrouper et de référencer au sein d’un unique outil informatique les différents flux documentaires, et donc de faciliter le classement et réduire le temps de restitution des documents.
ET POURQUOI IL EST IMPORTANT DE COMPRENDRE LA NORME Z42-013 et la NORME Z42-020
POUR LES COMPOSANTS DU COFFRE FORT NUMERIQUE
Un SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation à moyen et long terme des documents pour une exploitation ultérieure. Son but est d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la pérennité, l’authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.
Concrètement, un SAE permet d’améliorer la gestion de vos archives, d’appliquer une politique de « GOUVERNANCE » de gestion de documents ou « RECORD MANAGEMENT » fiable et d’assurer la sécurité de vos documents.
Un SAE est complémentaire à des outils de gestion des documents, comme une GED ou un applicatif métier (ERP, SIRH, CRM…), auquel il est directement connecté afin de recevoir les flux de documents à archiver. Il est recommandé de mettre en œuvre un SAE répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013.
Tous documents versés dans un SAE ne peut pas être détruit avant le terme de sa durée d’utilité administrative (DUA).
Une fois le délai passé, le document peut être détruit ou conservé indéfiniment (en partie ou intégralement).
Pour prouver la fiabilité d’un système d’archivage, il est fortement recommandé d’élaborer une politique d’archivage qui définit les contraintes juridiques, opérationnelles, techniques et fonctionnelles, que les différents acteurs doivent respecter.
