L’efficacité d’une organisation repose sur le traitement et la consultation des informations qu’elle détient.
Si les technologies de l’information (TIC) ont facilité le traitement et la transmission des documents numériques, de nombreux documents papier circulent encore au sein de l’organisation.
La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser des documents à partir d’applications informatiques.
Les solutions de GED ont longtemps été réservées aux grandes organisations confrontées à la gestion massive d’informations et à la nécessité de travailler en réseau.
Aujourd’hui moins coûteuses et moins complexes, ces applications deviennent accessibles aux petites et moyennes organisations « TPE, PME », qui elles aussi sont soumises à l’accroissement du nombre de documents échangés et au développement des échanges dématérialisés.
Elles permettent de structurer et de gérer l’ensemble des documents et des données de votre entreprise
Un projet de Gestion Electronique de Document quel qu’il soit nécessite une expertise fine, est au coeur des priorités pour bon nombre d’organisation car son optimisation dans les traitements va constituer un moyen de réduire les dépenses et d’augmenter la productivité d’une entreprise.
2 approches peuvent être identifiées :
Pour arbitrer entre la création d’une GED généraliste ou de plusieurs GED métiers, votre entreprise doit avoir une vision claire de ses besoins.
Si l’objectif est de mettre en place une solution uniquement dédiée à un métier (SIRH, DAF, …), alors le choix d’une solution verticale semble plus judicieux.
Si au contraire votre entreprise souhaite faire évoluer sa solution dans le temps (avoir une vision long terme), en intégrant au fur et à mesure de nouveaux métiers, alors une solution transverse est plus appropriée. Le périmètre du projet étant plus large, il est indispensable d’intégrer un accompagnement au changement pour s’assurer l’adhésion des utilisateurs et la réussite du projet à long terme.
Peu d’entreprises appréhendent tout l’effet des décisions relatives sur leurs besoins généraux. Pourtant, ces décisions affectent plusieurs aspects essentiels :
Les entreprises sont majoritairement sollicitées par un grand nombre d’éditeurs, de constructeurs et d’intégrateur pour positionner leurs produits mais qui souvent ne reflètent pas les attentes et besoins.
L’objectif est de trouver la solution qui correspondra aux attentes et usages. Choisir entre un outil de GED, un SAE, du Collaboratif, de l’ECM, … et ceux qui sont en Saas, Paas, Iaas, en On Premise, reste pour ceux qui n’ont pas la connaissance un parcours du combattant.
Ce choix ne peut-être fait qu’a une seule condition:
« Je connais vos enjeux organisationnels, vos contraintes technologiques et la façon d’orchestrer vos projets. »
Stéphane Ochs
DE LA FORMALISATION DES BESOINS A LA PROPOSITION D’UNE SOLUTION EN ADEQUATION AVEC VOS BESOINS & USAGES
👉 Maîtriser les informations qui circulent au sein de l’entreprise
👉 Accroître la productivité, grâce au temps gagné lors de la phase de recherche documentaire
👉 Simplifier le classement et l’archivage des documents
👉 Réduire les risques de pertes de documents
👉 Mettre ne place une dynamique d’échange et de partage des connaissances au sein de l’entreprise
