GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)

L’efficacité d’une organisation repose sur le traitement et la consultation des informations qu’elle détient.

Si les technologies de l’information (TIC) ont facilité le traitement et la transmission des documents numériques, de nombreux documents papier circulent encore au sein de l’organisation.

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser des documents à partir d’applications informatiques.

Les solutions de GED ont longtemps été réservées aux grandes organisations confrontées à la gestion massive d’informations et à la nécessité de travailler en réseau.

Aujourd’hui moins coûteuses et moins complexes, ces applications deviennent accessibles aux petites et moyennes organisations “TPE, PME”, qui elles aussi sont soumises à l’accroissement du nombre de documents échangés et au développement des échanges dématérialisés.

QUELS SONT LES INTERÊTS DE LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS

DU POINT DE VUE UTILISATEUR

Réduire le temps et les difficultés de recherche de l’information
Partager une documentation organisée, accessible et à jour
Favoriser la diffusion de l’information : la GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément.

DU POINT DE VUE ORGANISATION

Disposer d’un système d’information performant et efficace
Maîtriser les coûts, les délais de mise à disposition et la qualité des informations documentaires
Réduire les espaces de stockage des documents papier grâce à la dématérialisation
Développer le travail collaboratif et la valorisation des informations : plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les mêmes documents et les enrichir au fur et à mesure de l’avancement du projet qui les réunit, sans avoir à se déplacer
Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.

LES GRANDES FONCTIONNALITEES D’UNE GED

PERMETTENT DE STRUCTURER ET DE GERER L’ENSEMBLE DES DOCUMENTS ET DES DONNEES DE VOTRE ENTREPRISE

Comment pouvez-vous réussir votre projet de GED avec mon approche ?

3 ÉTAPES FONDAMENTALES A LA RÉUSSITE DE VOTRE PROJET

De la formalisation des besoins métier à la proposition de solutions en adéquation avec vos besoins & usages

COMPRENDRE

Un projet de Gestion Electronique de Document quel qu’il soit nécessite une expertise fine, est au coeur des priorités pour bon nombre d’organisation car son optimisation dans les traitements va constituer un moyen de réduire les dépenses et d’augmenter la productivité d’une entreprise.

2 approches peuvent être identifiées.

Organiser la gestion électronique des documents par métier ?

Organiser votre Gestion Electronique des documents de manière transversale ?

ETUDIER

Pour arbitrer entre la création d’une GED généraliste ou de plusieurs GED métiers, votre entreprise doit avoir une vision claire de ses besoins.

Si l’objectif est de mettre en place une solution uniquement dédiée à un métier (SIRH, DAF, …), alors le choix d’une solution verticale semble plus judicieux.

Si au contraire votre entreprise souhaite faire évoluer sa solution dans le temps (avoir une vision long terme), en intégrant au fur et à mesure de nouveaux métiers, alors une solution transverse est plus appropriée. Le périmètre du projet étant plus large, il est indispensable d’intégrer un accompagnement au changement pour s’assurer l’adhésion des utilisateurs et la réussite du projet à long terme.

Peu d’entreprises appréhendent tout l’effet des décisions relatives sur leurs besoins généraux. Pourtant, ces décisions affectent plusieurs aspects essentiels :

– Processus métier par activité
– Recensement des typologies documentaires – Relevé des supports et des volumétries…
– Modalités d’accès à l’information
– Relevés des outils existants

PRECONISER

Les entreprises sont majoritairement sollicitées par un grand nombre d’éditeurs, de constructeurs et d’intégrateur pour positionner leurs produits mais qui souvent ne reflètent pas les attentes et besoins.

L’objectif est de trouver la solution qui correspondra aux attentes et usages. Choisir entre un outil de GED, un SAE, du Collaboratif, de l’ECM, … et ceux qui sont en Saas, Paas, Iaas, en On Premise, reste pour ceux qui n’ont pas la connaissance un parcours du combattant.

Ce choix ne peut-être fait qu’a une seule condition:

Je connais vos enjeux organisationnels, vos contraintes technologiques et la façon d’orchestrer vos projets

CLES DU SUCCES & BENEFICES

DE LA FORMALISATION DES BESOINS A LA PROPOSITION D’UNE SOLUTION EN ADEQUATION AVEC VOS BESOINS & USAGES

VOUS POURREZ ALORS…

Maîtriser les informations qui circulent au sein de l’entreprise.

Accroître la productivité, grâce au temps gagné lors de la phase de recherche documentaire

Simplifier le classement et l’archivage des documents

Réduire les risques de pertes de documents

Mettre ne place une dynamique d’échange et de partage des connaissances au sein de l’entreprise

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