UN ARCHIVAGE DURABLE DE VOS DOCUMENTS
ET EN CONFORMITE
PASSERA PAR UN SAE
Depuis le grand BOOM de la transformation Digital, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’archivage numérique. Cette démarche offre plusieurs avantages par rapport à l’archivage physique. Cela évite par exemple d’aménager un espace physique dédié aux archives, mais permet aussi un accès rapide aux archives (de son bureau ou en mobilité), facilite la recherche et élimine les coûts inhérents au traitement des documents papier (impression, manipulation, classement, reproduction, envoi).
La mise en place d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) permet de regrouper et de référencer au sein d’un unique outil informatique les différents flux documentaires, et donc de faciliter le classement et réduire le temps de restitution des documents.
Un SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation à moyen et long terme des documents pour une exploitation ultérieure. Son but est d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la pérennité, l’authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.
Concrètement, un SAE permet d’améliorer la gestion de vos archives, d’appliquer une politique de « GOUVERNANCE » de gestion de documents ou « RECORD MANAGEMENT« fiable et d’assurer la sécurité de vos documents.
Un SAE est complémentaire à des outils de gestion des documents, comme une GED ou un applicatif métier (ERP, SIRH, CRM…), auquel il est directement connecté afin de recevoir les flux de documents à archiver. Il est recommandé de mettre en œuvre un SAE répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013.
QU’EST-CE QU’UN SAE
ET POURQUOI IL EST IMPORTANT
DE COMPRENDRE LA NORME Z42-013
et la NORME Z42-020 POUR LES COMPOSANTS
DU COFFRE FORT NUMERIQUE
LE SAE EST LA DERNIERE BRIQUE FONCTIONNELLE DE VOTRE SYSTEME D’INFORMATION
QUE VA VOUS APPORTER CE TYPE DE PROJET ?
CONFIDENTIALITE
Il contrôle l’identification de la personne qui souhaite utiliser les documents du système.
En fonction de son habilitation, elle pourra être autorisée à accéder à certains documents, en lecture seule ou en ayant le droit d’écriture ou de suppression du document
INTEGRITE
Le SAE dispose de journaux de preuves qui permettent de vérifier que les documents n’ont pas été modifiés ou détruits sans autorisation.
Il doit pouvoir également certifier l’authenticité du document.
Chaque document confié au système d’archivage dispose d’une empreinte prise lors du stockage du fichier.
Pour l’intégrité d’un document, il est possible de vérifier l’empreinte, le jeton d’horodatage et le journal de preuve stockés dans le SAE
TRACABILITE
L’administration peut, à partir du SAE, obtenir une description de toutes les opérations réalisées sur un document (versement, consultations, migrations, etc.). L’historique des événements du cycle de vie des archives se trouve dans l’horodatage et dans l’enregistrement des transactions dans un journal des événements, horodaté et signé durant la durée de la conservation.
PERENNITE
Pour garantir la lisibilité des documents dans le temps, il faut appliquer plusieurs méthodes. Il faut d’abord régulièrement vérifier l’état et l’exploitabilité des données. Il convient de les transférer vers de nouveaux supports et formats et de les conserver dans un format standard type PDF ou XML.
REVERSIBILITE
La durée de conservation des archives peut être plus longue que la durée de vie du SAE. C’est pourquoi il est indispensable que le système d’archivage propose des solutions de réversibilité des documents. Il doit donner la possibilité de récupérer l’ensemble des documents et des éléments de preuve (journaux, empreinte, horodatage).
Comment intégrer vos documents dans une politique de Cycle de vie ?
Tous documents versés dans un SAE ne peut pas être détruit avant le terme de sa durée d’utilité administrative (DUA).
Une fois le délai passé, le document peut être détruit ou conservé indéfiniment (en partie ou intégralement).
Pour prouver la fiabilité d’un système d’archivage, il est fortement recommandé d’élaborer une politique d’archivage qui définit les contraintes juridiques, opérationnelles, techniques et fonctionnelles, que les différents acteurs doivent respecter.
Je connais vos enjeux organisationnels, vos contraintes technologiques et la façon d’orchestrer vos projets
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