Il est fréquent de confondre GED et archivage électronique. Pourtant, ces deux systèmes répondent à des objectifs bien différents. Les comprendre et les articuler correctement permet d’assurer à la fois efficacité opérationnelle et conformité réglementaire.
La GED : gérer le quotidien documentaire
La GED (Gestion Électronique des Documents) est un outil de travail. Elle accompagne la vie active des documents : création, modification, validation, partage. Elle permet de collaborer efficacement, tout en assurant sécurité et traçabilité.
- Documents vivants
- Accès multi-utilisateurs
- Processus métiers intégrés (workflow, notifications, validations)
- Durée de vie courte à moyenne
L’archivage électronique : garantir la valeur probante dans le temps
Le SAE (Système d’Archivage Électronique) est un espace sécurisé, structuré selon des normes strictes (NF Z42-013), destiné à conserver des documents sur le long terme en garantissant leur intégrité, authenticité, lisibilité et traçabilité.
- Documents figés
- Preuves opposables (juridiques, fiscales, contractuelles)
- Conservation longue durée (jusqu’à 10, 30 ans ou plus)
- Gestion des règles d’archivage et des durées de conservation
La grande différence ? Le cycle de vie.
La GED gère le cycle de vie actif des documents, le SAE prend le relais pour le cycle de vie passif ou final.
Exemple concret
Un contrat est créé, révisé et signé dans une GED. Une fois signé, il est transféré dans un SAE pour garantir sa valeur juridique pendant 10 ans (ou plus).
Les erreurs fréquentes
Penser que la GED remplace l’archivage légal
- Stocker des documents sensibles dans un Drive sans garanties de pérennité
- Confondre espace de travail collaboratif et espace probatoire
Ce qu’il faut retenir
GED et archivage électronique ne s’opposent pas, ils se complètent. L’un sert la performance opérationnelle, l’autre la sécurité juridique. Il est essentiel de penser les deux dès la conception de vos processus documentaires.
Conclusion
Associer GED et SAE, c’est s’assurer d’une gestion documentaire fluide et conforme. Avec CAP GED & DÉMATÉRIALISATION, vous apprenez à construire une stratégie documentaire complète, qui respecte la réglementation tout en vous faisant gagner en efficacité.
