Et si vous pouviez vous débarrasser de vos documents papier tout en respectant la loi ? C’est possible, à condition de produire une copie fidèle et fiable. Mieux encore : cette copie peut devenir durable, et vous permettre de jeter le papier sans crainte. Voici comment.
C’est quoi une copie fidèle et fiable ?
Selon l’arrêté du 22 mars 2017 relatif à la numérisation fidèle, une copie est dite fidèle si elle restitue l’intégralité des informations du document original. Elle est fiable si elle est produite dans des conditions garantissant son intégrité, traçabilité et pérennité.
Les critères à respecter :
- Numérisation avec un outil certifié ou conforme (scanner ou chaîne dédiée)
- Conservation dans un système d’archivage électronique (SAE) ou coffre-fort numérique conforme
- Production d’un fichier non modifiable (PDF/A par exemple)
- Association de métadonnées d’indexation et de traçabilité
- Mise en œuvre d’un processus documenté et auditable
Et la copie durable dans tout ça ? La notion de copie durable découle de la copie fidèle et fiable : c’est une copie opposable en justice, ayant la même valeur probante que l’original papier, ce qui permet sa destruction légale.
Exemples concrets :
- Une entreprise scanne ses contrats signés, applique une chaîne de numérisation conforme, conserve le PDF dans un SAE certifié : elle peut légalement détruire les originaux papier.
- Une association numérise les factures reçues avec métadonnées, horodatage, et les conserve dans un coffre-fort numérique : les copies deviennent durables.
Pourquoi c’est stratégique ?
- Gain d’espace : plus besoin d’archiver les originaux papier
- Réduction des coûts : moins de papier, de stockage, de traitement
- Sécurité accrue : copie scellée, protégée, traçable
- Conformité légale : en cas de contrôle ou de litige, vous êtes en règle
Ce qu’il faut retenir
La copie fidèle et fiable est bien plus qu’une simple numérisation. Elle repose sur une démarche rigoureuse, encadrée par la loi, et constitue un pilier de la dématérialisation en toute confiance.
Conclusion
Chez SISADEMAT, nous vous accompagnons pour mettre en place des processus de numérisation conformes et probants. La formation CAP GED & DÉMATÉRIALISATION vous guide pas à pas pour maîtriser la copie fidèle, fiable… et durable.
