Il faut distinguer la véritable facturation électronique ou dématérialisation fiscale des factures sans flux papier de deux autres formes de dématérialisation qui ont pour intérêt principal de favoriser la circulation des factures en interne ou externe mais qui doivent être doublés de flux papier pour acquérir une valeur fiscale telle que définie légalement. Ces deux modes sont :

    • la numérisation de factures papier entrantes : les factures papier reçues dans l’entreprise (factures fournisseurs) sont numérisées pour faciliter leur utilisation interne, leur circulation entre différents services (approbateur interne ou externe, comptable interne ou externe, marketing, etc.) et leur intégration dans le système d’information comptable. Les informations de la facture sont disponibles sous forme électronique mais l’original-papier reste nécessaire d’un point de vue fiscal et doit être archivé,

    • la dématérialisation simple des factures sortantes en dehors du cadre fiscal : la transmission de factures se fait par voie électronique entre clients et fournisseurs sans se soumettre au cadre juridique de la dématérialisation fiscale. L’objectif est seulement d’accélérer la transmission des factures au client, de faciliter le partage d’informations.

Le traitement fiscal et juridique de la transaction n’est donc pas modifié. Dans ce cas, l’entreprise doit également transmettre une « facture papier » à ses clients mais peut depuis l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 (BO 3-107) conserver uniquement un double électronique de la facture transmise. Le dispositif technique nécessaire à la conservation du double électronique doit « garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu du double électronique depuis l’émission de l’original papier jusqu’à l’expiration de la période de stockage du double. » L’instruction fiscale du 11 janvier 2007 précise les conditions d’enregistrement et de conservation qui permettront d’établir et de constater l’authenticité du double (date d’enregistrement, modalités d’enregistrement, utilisation ou non de la signature électronique, type de supports utilisables, etc.).