L’AFNOR a dernièrement annoncé la publication de la norme NF Z 42-026. Après deux ans de travaux de rédaction, cette nouvelle norme, complémentaire à la norme NF Z 42-013 pour l’archivage numérique, définit et contrôle les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier.
Elle s’appliquera aux opérateurs de numérisation ainsi qu’au donneurs d’ordres qui souhaitent la mettre en œuvre en interne.
Cette norme homologuée à vocation de servir de référentiel pour une certification à venir très prochainement. En effet, un dispositif de numérisation fidèle selon NF Z 42-026 associé à un Système d’Archivage Electronique certifié NF Z 42-013, ainsi que les futures évolutions juridiques sur le statut de l’original, permettront, lorsque cela sera pertinent pour une entreprise, d’envisager l’élimination des originaux papier.
archivage électronique et coffre-fort numérique
Un référentiel de cycle de vie intégré ou non dans une solution de gouvernance de don- nées est fortement recommandé. De même, un système d’archivage électronique est né- cessaire si la vocation probatante est recher- chée et que les risques sont récurrents et im- pactants. Quant au coffre-fort numérique, il peut s’avérer nécessaire dans certains cas. Notamment pour répondre à des enjeux de risques élevés ou des enjeux de certaines ca- tégories de données (données personnelles, santé-médical, etc.). Le coffre-fort numé- rique peut d’ailleurs être complémentaire d’un système d’archivage électronique. Désormais publiée, la norme NF Z 42-026 s’inscrit dans un vaste programme de dématérialisation documentaire qui ne cesse de gagner du terrain. Il ne reste plus qu’aux organisations à s’y préparer avec méthode.
