Dans l’univers de la gestion documentaire, deux notions reviennent souvent : coffre-fort numérique (CFN) et système d’archivage électronique (SAE). Elles semblent proches, mais elles répondent à des logiques différentes. Pour bien choisir sa solution, encore faut-il comprendre ce qui les distingue.
Définitions rapides :
- CFN (Coffre-Fort Numérique) : solution de stockage sécurisé, souvent utilisée pour des documents sensibles destinés à des tiers (ex. : bulletins de paie pour salariés).
- SAE (Système d’Archivage Électronique) : solution complète d’archivage à vocation probatoire, destinée à garantir l’intégrité, la traçabilité et la conservation légale des documents dans le temps.
Normes applicables :
- CFN : norme NF Z42-020
- SAE : norme NF Z42-013
Les grandes différences entre CFN et SAE :
| Critère | CFN (NF Z42-020) | SAE (NF Z42-013) |
| Finalité | Mise à disposition sécurisée | Archivage à valeur probante |
| Type d’utilisateur | Tiers (salariés, clients) | Interne à l’entreprise |
| Durée de conservation | Souvent courte ou intermédiaire | Long terme (10, 30 ans ou plus) |
| Garantie d’intégrité | Oui, mais limitée | Oui, avec scellement, horodatage, traçabilité |
| Réversibilité | Oui, selon contrat | Oui, encadrée par la norme |
| Restitution en justice | Non toujours recevable | Oui, recevable à des fins probatoires |
| Cas d’usage principal | Paie, relevés bancaires, factures clients | Contrats, pièces juridiques, documents RH |
Exemples concrets :
- CFN : une entreprise envoie les bulletins de paie de ses salariés dans un espace personnel sécurisé, hébergé par un prestataire externe (ex. : Digiposte).
- SAE : une société archive ses contrats commerciaux signés dans un SAE certifié, pour garantir leur valeur légale en cas de litige.
Les pièges à éviter :
- Croire qu’un CFN suffit pour archiver légalement vos documents
- Utiliser un simple drive ou cloud comme espace d’archivage (non conforme)
- Ne pas se poser la question de la valeur probatoire d’un document numérique
Ce qu’il faut retenir
Le coffre-fort numérique est un outil de consultation sécurisé, souvent orienté vers l’utilisateur final. Le SAE, lui, est une brique réglementaire, pensée pour l’archivage pérenne et légal des documents de l’entreprise.
Conclusion
Avec CAP GED & DÉMATÉRIALISATION, vous apprenez à distinguer les bons outils selon vos besoins : conservation légale, partage sécurisé, ou gestion quotidienne. Bien choisir, c’est assurer la sécurité de vos documents… et de votre conformité.
