À l’heure du tout numérique, conserver des documents sur le long terme ne se résume pas à les stocker dans un dossier ou un cloud. C’est là qu’intervient le Système d’Archivage Électronique (SAE), un outil clé pour assurer la valeur juridique, l’intégrité et la pérennité de vos documents.
Définition
Le SAE est un environnement sécurisé et normé (notamment par la norme NF Z42-013) qui permet de garantir l’intégrité, l’authenticité, la traçabilité, la lisibilité et la pérennité des documents électroniques archivés.
Ses objectifs principaux :
- Garantir la valeur probante d’un document face à un contrôle ou un litige
- Conserver les documents sur des durées légales définies (jusqu’à 10, 30 ou 50 ans)
- Assurer leur accessibilité et leur intelligibilité dans le temps
- Encadrer les règles de gestion documentaire (durées, accès, destruction)
Comment fonctionne un SAE ?
- Scellement électronique : verrouille les documents pour en garantir l’intégrité
- Traçabilité complète : toutes les actions sont horodatées et historisées
- Plan de classement & référentiel documentaire : pour retrouver et organiser les documents
- Durées légales : associées automatiquement en fonction de la typologie du document
Exemple concret
Une entreprise conserve ses bulletins de paie dans un SAE certifié. Chaque bulletin est scellé, indexé, horodaté, et peut être restitué à tout moment, même 20 ans plus tard, avec preuve de son intégrité.
Différences avec un simple stockage cloud :
- Le cloud stocke, le SAE archive de façon probante
- Le cloud peut être modifiable, le SAE gèle les contenus
- Le cloud est généraliste, le SAE répond à des exigences normatives précises
Ce qu’il faut retenir
Un SAE n’est pas un luxe réservé aux grandes structures. C’est une brique indispensable pour toute organisation qui souhaite sécuriser son patrimoine numérique et se prémunir des risques juridiques.
Conclusion
Le SAE est la mémoire numérique de l’entreprise. Il permet d’archiver en toute confiance, dans le respect des exigences réglementaires. Grâce à CAP GED & DÉMATÉRIALISATION, vous apprendrez à identifier vos besoins en archivage et à mettre en place une stratégie durable et conforme.
