La Gestion Électronique des Documents (GED) peut sembler intimidante, surtout pour les petites structures qui pensent qu’il faut être une grande entreprise pour y accéder. Et pourtant, c’est tout le contraire. Aujourd’hui, la GED est plus simple, plus accessible et plus efficace que jamais. À condition, bien sûr, de bien comprendre de quoi il s’agit.
La GED en une phrase
C’est une solution qui vous permet de créer, classer, partager, sécuriser et retrouver vos documents, en version numérique, de manière simple et centralisée.
Les 5 fonctions clés de la GED (à la portée de tous)
- Classement intelligent : fini les dossiers papiers et les noms de fichiers alambiqués.
- Recherche rapide : un mot-clé, une date, une personne : retrouvez vos documents instantanément.
- Partage sécurisé : chaque utilisateur accède uniquement à ce qu’il doit voir.
- Traçabilité : qui a fait quoi, quand et sur quel document ? Tout est enregistré.
- Archivage maîtrisé : automatisez les durées de conservation et évitez les pertes.
Exemple concret pour une TPE
Une petite société artisanale reçoit chaque mois des factures fournisseurs. Au lieu de les imprimer, classer, puis les rechercher à la main pour les payer, elle les dépose dans sa GED, qui automatise le tri par fournisseur, année, mois, et les rend accessibles au comptable. Simple, efficace, sécurisé.
Pourquoi c’est simple aujourd’hui ?
- Les solutions sont en ligne, sans installation compliquée.
- L’interface est souvent aussi intuitive qu’un Drive ou qu’un outil bureautique.
- Le coût est maîtrisé, avec des offres adaptées aux TPE / PME.
- On peut démarrer petit (1 ou 2 utilisateurs, quelques processus simples) et évoluer ensuite.
Ce qu’il faut retenir
La GED n’est plus un « outil d’ingénieur ». C’est une aide quotidienne, concrète, pour gagner du temps, de l’efficacité et de la tranquillité.
Conclusion
La simplicité de la GED tient dans une bonne compréhension des besoins, un accompagnement adapté et des outils modernes. C’est justement ce que nous proposons avec CAP GED & DÉMATÉRIALISATION : une formation en ligne, pas à pas, pour faire de la GED un atout au quotidien.
