La gestion documentaire ne se limite pas à l’efficacité ou à la productivité. Elle touche également à la réglementation et à la conformité, deux domaines où une erreur peut coûter cher. Voici les enjeux à bien comprendre pour se mettre en règle sans stress.
Pourquoi la conformité documentaire est-elle indispensable ?
- Respect des obligations légales : fiscalité, droit du travail, contrats, RGPD…
- Valeur probante des documents : pouvoir présenter un document en cas de contrôle ou de litige
- Conservation conforme : durée, format, accès, destruction… tout est encadré
- Image et réputation : une bonne gestion documentaire inspire confiance à vos partenaires
Les principaux textes à connaître :
- RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : encadre la gestion des données personnelles
- Code du commerce et Code civil : imposent des durées minimales de conservation
- Normes NF Z42-013 et Z42-026 : pour garantir la valeur légale de vos documents électroniques
- Doctrine de la copie fiable (arrêté du 22 mars 2017) : permet de détruire le papier après numérisation conforme
Exemples d’obligations concrètes :
- Un bulletin de paie : à conserver 5 ans pour l’employeur, à vie pour le salarié
- Une facture client : 10 ans après la clôture de l’exercice comptable
- Un contrat signé : durée de conservation variable selon sa nature, souvent 10 ans minimum
Les risques en cas de non-conformité :
- Amendes administratives (jusqu’à 4 % du CA pour le RGPD)
- Perte de la valeur juridique d’un document (non recevable en justice)
- Litiges avec des salariés, clients ou partenaires
- Perte ou falsification de documents non protégés
Ce qu’il faut retenir
La conformité documentaire n’est pas une option, c’est une nécessité. Et avec une bonne méthode, des outils adaptés et un minimum de formation, elle devient un atout stratégique.
Conclusion
CAP GED & DÉMATÉRIALISATION vous aide à comprendre les obligations réglementaires, à structurer vos processus de conservation et à sécuriser juridiquement votre patrimoine documentaire. Une bonne conformité, c’est de la sérénité… et un gain de temps au quotidien !
