La plupart des entreprises doivent aujourd’hui gérer des circuits hybrides de factures clients et fournisseurs, composés de flux papier, de flux numérisés et de flux nativement et entièrement numériques. En effet, certaines grandes sociétés exigent de leurs fournisseurs qu’ils saisissent leurs factures directement sur leur portail fournisseurs quand d’autres demandent en complément des PDF envoyés par email une facture papier et que certaines entreprises exigent toujours un circuit de facturation entièrement sous format papier.
Ainsi aujourd’hui encore une forte proportion des factures fournisseurs est reçue sous format papier : une infographie récente de Konica fait état d’un taux de 80% de factures entrantes sous format papier dans les services comptabilité des entreprises, une autre étude réalisée par l’APDC, FIDAL et ITESOFT fournit un chiffre encore plus élevé, à savoir 88% de factures reçues sous format papier, 33% d’entre elles étant traitées sous ce format et 55% étant scannées.
Le format papier impose de nombreuses manipulations, la ressaisie des données comptables et génère des erreurs qu’il faut détecter et traiter. Ces manipulations sont parfois longues : ainsi la rectification d’une facture saisie de façon erronée dure en moyenne 18 minutes ! Elles entravent la fluidité des processus et peuvent entraîner des conséquences fâcheuses : retards de paiement, pénalités, coût de traitement des factures important… Par ailleurs, l’archivage des factures papier soulève les questions sensibles de la surface linéaire nécessaire (en interne ou externalisée) pour la conservation durant 10 ans des factures, mais aussi des risques afférents à la manipulation du papier, notamment le risque de perte, etc.
Les entreprises cherchent donc à optimiser leur processus de comptabilité fournisseurs en dématérialisant leurs factures fournisseurs pour améliorer et automatiser le plus possible leur traitement.
